1. Tiết kiệm chi phí tối ưu cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí in – xuất hóa đơn

Theo tính toán của các chuyên gia tài chính, với việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành hóa đơn đỏ. Chính bởi số tiền đầu tư cho hoạt động này không nhiều, do vậy các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được khoảng 90% chi phí phải bỏ ra so với trước đây (tức là số tiền phải bỏ ra chỉ bằng 1/10 so với ban đầu). 

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí rất lớn khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn

Trước đây, để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, các doanh nghiệp thường phải sử dụng tới đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Thêm vào đó, chi phí cho thời gian chuyển giao, chi phí phát hành do sử dụng hình thức vận chuyển thông qua bên thứ 3 cũng như chi phí thuê thêm đội ngũ nhân sự quản lý lưu trữ cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách rất lớn của các doanh nghiệp.

Để giảm thiểu chi phí phát sinh này thì việc sử dụng hóa đơn điện tử là điều cấp bách và cần thiết. Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Ngoài ra, với hóa đơn điện tử xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, do vậy các doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.

Hóa đơn điện tử xác thực có tính bảo mật cao, không làm giả được

2. Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn

Bởi hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế, do vậy, hóa đơn điện tử xác thực là hóa đơn không thể làm giả. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn giúp người tiêu dùng, khách hàng yên tâm, tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

3. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay trong ngày mà không cần quá nhiều thủ tục hành chính và thời gian chờ đợi như trước đây. Nhờ quá trình khởi tạo hóa đơn nhanh chóng, do vậy các doanh nghiệp sẽ  có thể tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như nhân lực thực hiện. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử xác thực cũng sẽ giúp các cơ quan quản lý dễ dàng thống kê hồ sơ, đơn giản hóa hệ thống quản lý, kiểm tra, đánh giá trong quá trình làm việc.

4. Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.

5. Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể xuất – gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các cách thức như:

Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm

Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.

Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.

In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

Doanh nghiệp có thể sử dụng đa dạng các phương thức vận chuyển hóa đơn

Có thể nói, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không chỉ có thêm nhiều phương thức để gửi hóa đơn tới khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp mình tiết kiệm thêm rất nhiều chi phí như chi phí in ấn hóa đơn hay chi phí chuyển phát nhanh. Với những lợi ích thiết thực như vậy, hóa đơn điện tử xác thực trong tương lai sẽ là một xu thế tất yếu được các doanh nghiệp lựa chọn.

Nguồn: einvoice